Nextcloud

Die Schaltzentrale der digitalen Verwaltung

Nextcloud bildet das zentrale Fundament der KomCloud-Plattform. Sie ist weit mehr als ein simples Dateiablagesystem – sie ist ein hochsicheres, multifunktionales Informations- und Kollaborationszentrum, das speziell auf die Bedürfnisse kommunaler Verwaltungen zugeschnitten wurde.

 

Nextcloud ersetzt klassische Systeme wie SharePoint, proprietäre Kalenderlösungen und konventionelle Netzlaufwerke – dabei ist sie vollständig datenschutzkonform, vollständig in Deutschland betrieben und vollständig konfigurierbar.

Dokumentenmanagement & strukturierte Datenablage


Kommunen arbeiten mit einer Vielzahl sensibler, teils rechtsrelevanter Dokumente – von Anträgen und Bauplänen über Protokolle bis hin zu Bescheiden und Verträgen. Nextcloud bietet dafür:

 

  • Zentralisierte, mandantenfähige Dateiablage mit rollenbasierter Zugriffskontrolle

  • Versionierung, Sperren und Freigabeprozesse (z.B. für Ratsprotokolle, Verordnungsentwürfe)
  • Intelligente Ordnerstrukturen nach Fachbereich, Projekt oder Verfahren
  • Individuelle Workflows zur Genehmigung, Veröffentlichung oder Archivierung

Kalender, Kontakte & Aufgabenverwaltung


Nextcloud bietet integrierte Groupware-Funktionalitäten:

 

  • Gemeinschaftskalender für Meetings, Raumplanung oder Urlaubszeiten

  • Kontakteverwaltung mit LDAP-/Keycloak-Synchronisation für zentrale Pflege

  • Aufgaben- und Projektverwaltung mit Fristen, Zuständigkeiten und Prioritäten

Prozesse & Automatisierung für Verwaltungsteams


Über Nextcloud Workflows lassen sich viele manuelle Prozesse automatisieren:

 

  • Automatische Benachrichtigungen bei neuen Anträgen im Fachordner
  • Weiterleitung von Dokumenten nach Attributen oder Metadaten
  • Kombination mit OnlyOffice/Collabora zur gemeinschaftlichen Bearbeitung mit Kommentarfunktion
Rechtemanagement & Sicherheit

 

  • Feingranulare Rollensteuerung pro Nutzer, Gruppe, Abteilung
  • Integration mit Keycloak für zentrale Authentifizierung und 2FA
  • Gastzugänge mit Verfallsdatum & Protokollierung aller externen Freigaben
  • Watermarking, Dateiablaufdaten, Downloadschutz für vertrauliche Dokumente

Erweiterbarkeit & Module für kommunale Bedarfe

 

  • Deck für Projektorganisation (z.B. Bauleitplanung, Fördermittelverwaltung)
  • Forms zur Erstellung und Auswertung digitaler Formulare
  • Mail-Integration mit Roundcube für rechtskonforme E-Mail-Kommunikation
  • Notes, Mindmaps, Umfragen & Bookmarks – alles direkt in einer Plattform

Vergleich zu SharePoint & Co.

 

  • 100 % unter Kontrolle der Kommune – keine Abhängigkeit von Microsoft

  • DSGVO-konform, kein CLOUD Act, kein Office365-Tracking
  • Kostentransparenz ohne Lizenzabhängigkeiten
  • Integration bestehender Systeme und Datenmigration möglich

 

Kommunale Nutzungsszenarien

 

  • Hauptamt: zentrale Verwaltungsvorgänge, Protokollmanagement
  • Ordnungsamt: Vorgangsverwaltung, Aktenablage, Schnittstellen zur Fachsoftware
  • Bauamt: Planunterlagen, Bauanträge, Freigabeprozesse
  • Jugendamt: datenschutzkonforme Aktenführung, Kooperationsplattform mit Trägern
  • Personalbereich: Bewerbungen, digitale Personalakten, Fristenverwaltung

Fazit: Nextcloud ist das Rückgrat einer modernen kommunalen IT – flexibel, sicher, datenschutzkonform und modular. KomCloud hebt diese Plattform auf das nächste Level, durch dediziertes Hosting, KI-Integration, Datenschutz-Hardening und nahtlose Anbindung an andere Module der digitalen Verwaltung.